Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for EIK Motion 

Senest ændret 11-03-2019 

Foreningens dataansvar 

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en korrekt og gennemsigtig behandling. 

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun indsamler og behandler personoplysninger der er relevante for foreningens drift. 

Vi sletter dine oplysninger på anmodning når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige 

EIK Motion er dataansvarlig, og vi sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 

Kontaktoplysninger: 

Kontantperson: Hans Ove Andersen 

Adresse: Nørregade 31, 5592  Ejby 

Telefon: 8111 0931 

Mail: kontakt@eikmotion.dk        

Website: www.eikmotion.dk 

Behandling af personoplysninger 

Vi behandler følgende personoplysninger: 

Medlemsoplysninger: 

Almindelige personoplysninger: 

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato, indmeldelsesdato. 

Oplysninger om tilmeldte betalingskort til kontingentbetaling. 

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 

Oplysninger om medlemmer med særlige opgaver eller tillidshverv, samme som Medlemsoplysninger, samt: 

Oplysninger om hvervet, 

Bankkontonummer mv. 

Oplysninger til brug for lønudbetaling, fx bankkontonummer. 

Oplysninger til brug for kildeskatteangivelse, forsikring mv.: CPR-nummer. 

Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest for ansatte, der skal arbejde med børn og unge. 

Oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter: 

Medlemmers navne fremgår af foreningens åbne booking system. 

Her indsamler vi oplysninger fra 

Som udgangspunkt får vi alle oplysninger fra dig selv. 

Anden indhentning af oplysninger sker kun efter din accept. 

Vores formål med behandling af dine personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. 

Lovlige grunde til at behandle personoplysninger er særligt: 

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen). 

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig. 

At der sker som følge af et lovkrav. 

At der sker med dit samtykke. 

Formålene: 

Vi behandler medlemsoplysninger: 

For at kunne gennemføre almindelig medlemshåndtering, kommunikation, kontingentopkrævning mv. 

For at kunne udstrække værdien af medlemskabet overfor DGI. 

Vi behandler oplysninger om medlemmer med særlige opgaver: 

For at kunne opfylde de forpligtelser vi har overfor hinanden i relation til din særlige opgave. 

Vi behandler oplysninger om deltagere i åbne aktiviteter: 

For at kunne identificere og kommunikere med deltagerne i relation til aktiviteten. 

Vi behandler som hovedregel kun personoplysninger ud fra legitime interesser: 

For at kunne håndtere dine medlemsrettigheder korrekt, fx i forhold til generalforsamlingen. 

For at kunne håndhæve dine medlemsforpligtelser korrekt, fx i forhold til kontingentbetaling. 

For at kunne afholde sociale arrangementer – herunder invitere hertil på mail, sms eller telefon. 

For at kunne vise indholdet og ånden i vores klubliv til udenforstående – herunder offentliggøre billeder der illustrerer aktiviteten desuagtet at enkeltpersoner vil kunne genkendes herpå. 

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DGI for at sikre en korrekt håndtering af vores medlemskab heraf samt for at sikre opfyldelsen af dine rettigheder overfor DGI i kraft af dit medlemskab hos os. 

For at kunne dokumentere vores foreningsstatus overfor legitime interessenter, fx for opnåelse af kommunal lokale og medlemsstøtte eller private fondes tilskud. 

For at kunne dokumentere vores aktiviteter i statistisk eller historisk kontekst. 

Vi behandler undtagelsesvist persondata under samtykke: 

Vi forlanger børneattest fra alle medlemmer, der som instruktør eller andet frivilligt arbejde i foreningen kan komme i kontakt med unge under 18. 

Videregivelse af dine personoplysninger 

Vi videregiver dine personoplysninger til DGI. 

Vi videregiver dine personoplysninger til andre samarbejdspartnere i det omfang det har naturlig relevans for en særlig opgave eller et tillidshverv, du har påtaget dig – fx oplyser vi dine kontaktoplysninger på vores hjemmeside.  

Vi videregiver dine personoplysninger til myndigheder efter deres lovlige krav herom. 

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemands marketingsformål. 

Dataadministration 

Conventus 

Foreningens administration af medlemsoplysninger sker i IT systemet Conventus, hvilket er en integrert del af foreningens medlemskab i DGI. 

Adgang til systemet kræver brugernavn og adgangskode. 

Medlemmer 

Har adgang til booking system og kan se navn på alle der er tilmeldt hold eller instruktørtimer. 

Adgangskode tildeles automatisk ved indmeldelse i foreningen. 

Instruktører, bestyrelsesmedlemmer og frivillige med relevante opgaver. 

Har adgang til medlemskartotek, forenings arkiv, bookingsystem (oprettelse af hold), kommunikation. 

Formand og kasserer kan tildele adgang og foretage afgrænsning tilpasset det konkrete behov for systemmæssig adgang. 

Andre systemer 

Instruktører og bestyrelsesmedlemmer er registreret i DGI foreningssystem, hvortil formand og kasserer har adgang fra EIK Motion 

I forenings netbank er der registreret faste kontonumre for bestyrelsesmedlemmer og instruktører til brug for refusion af udlæg. Kasserer har adgang fra EIK Motion 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger 

Medlemmer: 

Vi opbevarer dine personoplysninger til du anmoder om at få dem slettet og dertil i op til 3 år efter det kalenderår, hvor du har meldt dig ud af klubben. 

Medlemmer med særlige opgaver: som medlemmer. 

Deltagere i åbne aktiviteter: 

Vi opbevarer dine personoplysninger indtil aktiviteten er endeligt afsluttet og du anmoder om at få dem slettet. 

Vi opbevarer dog oplysninger der skal anvendes i en historisk eller statistisk kontekst så længe de har værdi i denne kontekst. 

Dine rettigheder 

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig: 

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data (retten til at indsigt i nærværende politik). 

Retten til indsigt i dine egne personoplysninger (se hvad vi har registreret om dig). 

Retten til berigtigelse. 

Retten til sletning. 

Retten til begrænsning af behandling. 

Retten til dataportabilitet (retten til at få udleveret de oplysninger, vi har registreret om dig i et læseligt format). 

Retten til indsigelse. 

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Du kan finde kontaktoplysninger først i dette dokument. 

Vær opmærksom på, at dine rettigheder ikke er ubetingede. Fx vil vi typisk have mere ret til at registrere dig end du har ret til at blive slettet så længe dit medlemskab af foreningen består eller så længe du deltager i vores aktiviteter. Og selv efter at dit medlemskab er ophørt kan vi have en legitim ret til at afvise at slette dig, fx for at kunne opstille lovlig krævet dokumentation for et opnået kommunalt tilskud. 

Hvis du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, vil vi hurtigst muligt tage stilling til, om vi finder der er et væsentligt og legalt hensyn i vores forenings drift der vejer tungere end din rettighed til rettelse eller sletning – og finder vi ikke sådan et hensyn vil vi gennemføre ændring eller sletning hurtigst muligt derefter. 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, fx til Datatilsynet. 

Revidering af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Du kan se øverst i dokumentet hvornår denne udgave senest er ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside og vil kunne fås i udskrift ved henvendelse til kontaktpersonen. 

Vedtaget af EIK Motions bestyrelse 11. marts 2019